ABC inwentaryzacji

Odpowiednio przeprowadzona inwentaryzacja pozwala przedsiębiorstwu określić, czy rzeczywisty stan pasywów i aktywów jednostkowych zgadza się ze stanem udokumentowanym. Innymi słowy, inwentaryzacja magazynu, sklepu, czy innych jednostek gospodarczych prowadzących księgi rachunkowe polega na określeniu, czy stan faktyczny środków rzeczowych i pieniężnych zgadza się z ewidencją księgową.

W artykule informujemy m.in. jak przeprowadzić inwentaryzację, jak często inwentaryzować, kto musi przeprowadzać inwentaryzację.

Inwentaryzacja – przepisy

Zgodnie z art. 4 i art. 26 ustawy o rachunkowości inwentaryzacja środków trwałych i pieniężnych przeprowadzana jest przez wszystkie podmioty prowadzące księgi rachunkowe na ostatni dzień każdego roku obrotowego.

Wykonanie czynności inwentaryzacyjnych jest kluczowe do uzyskania jasnych informacji o rzeczywistym stanie aktywów, co jest z kolei niezbędne do sporządzenia poprawnego sprawozdania finansowego.

Zatem kto musi przeprowadzać inwentaryzację?

Są to przede wszystkim:

osoby prawne oraz jednostki organizacyjne, które nie posiadają osobowości prawnej
spółki cywilne i osobowe, spółki prawa handlowego, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, jeśli dobrowolnie prowadzą księgi rachunkowe lub gdy przekroczą próg 1,2 mln euro przychodów
jednostki sektora finansów publicznych
przedstawicielstwa i oddziały zagraniczne oraz osoby zagraniczne zgodnie z przepisami o swobodzie działalności gospodarczej
inne podmioty, które uzyskują dotacje lub subwencje z budżetu państwa, jednostek samorządowych lub funduszów celowych

Kto przeprowadza inwentaryzację?

Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości za dopełnienie obowiązków w zakresie rachunkowości, a także inwentaryzacji odpowiada kierownik danej jednostki.

Inwentaryzacja magazynu

Inwentaryzacja magazynu uzależniona jest od sposobu ewidencji materiałów magazynowych.

Jeżeli ewidencja przeprowadzana jest w sposób ilościowo-wartościowy i dotyczy przechowywania na strzeżonym terenie, wówczas obowiązki inwentaryzacyjne muszą być dokonywane raz w ciągu dwóch lat. Jeżeli są to materiały w punktach sprzedaży detalicznej objęte ewidencją wartościową, inwentaryzacja magazynu przeprowadzana jest raz w roku.

W pozostałych przypadkach inwentaryzację należy przeprowadzać nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i nie później niż 15. dnia roku kolejnego.

Jak przeprowadzić i co obejmuje inwentaryzacja magazynu?

Proces inwentaryzacji polega na dokładnym wyliczeniu posiadanych w magazynie towarów oraz zapisywaniu wyników wyliczeń w protokole inwentaryzacyjnym.

Poprawną inwentaryzację należy przeprowadzić wedle 4 głównych, jednocześnie przestrzeganych zasad:

według zasady porównywalności – stan każdego składnika majątku ustalony podczas inwentaryzacji na określony dzień może być porównany ze stanem ewidencyjnym
według zasady jednokrotności – każdy składnik majątku może być wykazany w dokumentacji inwentaryzacyjnej raz
według zasady kompletności i kompleksowości – spis obejmuje wszystkie składniki majątkowe objęte ewidencją bilansową i składniki nieobjęte ewidencją, które są na stanie
według zasady terminowości i częstotliwości – inwentaryzacja przeprowadzana jest zgodnie z zachowaniem częstotliwości wymaganej przez ustawę o rachunkowości i według podanych terminów

Kluczowe elementy skutecznej inwentaryzacji

Aby inwentaryzacja przebiegła w sposób sprawny i skuteczny, warto odpowiednio się do niej przygotować. Podstawowymi filarami dobrze przeprowadzanych procesów inwentaryzacyjnych są:

dobrze dobrany moment inwentaryzacji, który nie zaburzy funkcjonowania działalności
wybór odpowiednich osób oraz zapewnienie im niezbędnego sprzętu oraz prawidłowe zorganizowanie inwentaryzacji
unikanie podwójnego zliczania aktywów poprzez oznaczanie produktów już zliczonych
ręczne zliczanie każdego z elementów, co znacząco wpłynie na dokładność i precyzję dokumentacji inwentaryzacyjnej

Korzyści dobrze przeprowadzonej inwentaryzacji

Zaplanowana, sprawnie przeprowadzona i zgodna z najlepszymi praktykami inwentaryzacja to nie tylko obowiązek prawny kierownika jednostki, ale również szansa na uniknięcie niepotrzebnych problemów oraz osiągnięcie wymiernych korzyści.

Wśród podstawowych zalet inwentaryzacji zaliczyć należy przede wszystkim uzyskanie świetnego narzędzia pozwalającego zmierzyć skuteczność produktową wybranych grup, partii i poszczególnych produktów względem całego asortymentu.

Poza tym zgromadzone informacje podczas inwentaryzowania stwarzają możliwość realnego prognozowania stanów magazynowych w przyszłości, a także pozwalają odkryć pewne uchybienia pracownicze i kradzieże, a także zastanowić się, jak można je zmarginalizować lub całkowicie uniknąć w przyszłości.