Przygotuj magazyn na wiosnę

Zimowe miesiące to dobry czas na dokonanie oceny jakości funkcjonowania magazynu. To też idealny moment na wprowadzenie zmian, które mogą znacznie poprawić jakość, komfort oraz szybkość pracy. Bardzo często, zdarza się iż na przestrzeni kilku lat pracy, tracimy rachubę w zakresie napraw i usprawnień jakie powinny zostać przeprowadzone. W praktyce, bardzo często nawet zmiany nie wymagające dużych nakładów pracy czy finansów są odkładane na tzw. "później".

Pierwszy kwartał w roku, to często spokojniejszy okres dla wielu branż, takich jak budownictwo czy rolnictwo. Dlatego właśnie jest to czas, w którym osoby zarządzające magazynem mogą wprowadzić zaplanowane zmiany i usprawnienia znacznie łatwiej i mniej uciążliwie dla wszystkich pracowników.

Zatem na czym się skupić i jakich zmian dokonać w magazynie przed nadejściem wiosny?

1. Plan pracy magazynu

Praca niemal każdego przedsiębiorstwa produkcyjnego lub magazynu odbywa się w oparciu o przyjęty plan (harmonogram) oraz zasady, określające np. kolejność i szybkość wykonywania zadań przez pracowników, czy zasady korzystania ze sprzętu i narzędzi. To co wyróżnia najlepsze magazyny i przedsiębiorstwa na tle konkurencji to właśnie jakość i optymalizacja przyjętych planów oraz zasad pracy.

Niezwykle istotnym jest aby być pewnym, iż obecnie określone zasady pracy, są dobrze przemyślane i zapewniają możliwie największą optymalizację prowadzonych działań.

Oto kilka najbardziej istotnych pytań, na które warto zadać podczas oceny przyjętego harmonogramu oraz zasad pracy:

• Czy przyjęte zasady pracy są jasne dla wszystkich pracowników?
• Czy przyjęte zasady pracy określają całość prowadzonych działań?
• Czy wraz z pojawieniem się nowego sprzętu lub narzędzi zasady pracy są aktualizowane?
• Jak dawno zostały ustalone obecnie zasady pracy i czy nie jest konieczna ich aktualizacja?

Pełne, optymalne i co niezwykle istotne, zrozumiałe określenie zasad pracy ma ogromny wpływ nie tylko na szybkość wykonywanej pracy, ale również jej bezpieczeństwo i bezawaryjność (uszkodzenia sprzętu i narzędzi). Korzyści płynące z dobrego określenia planu i zasad pracy są szczególnie widoczne w okresie "szczytowym", kiedy często praca odbywa się pod większą presją.

2. Plan na czasowe zwiększenie zatrudnienia

Jak wygląda obecny stan zatrudnienia w odniesieniu do nadchodzącego sezonu? Ilu pracowników okresowych należy zatrudnić i jakie zadania zostaną im powierzone? Istotnym jest również aby precyzyjnie określić kiedy rozpocząć proces rekrutacji. Warto również pomyśleć o motywowaniu pracowników zatrudnionych "na stałe" i wypłacaniu np. premii za dobre wyniki podczas pracy pod presją.

3. Dokonaj inspekcji

Koniec i początek roku to czas nieco mniejszej produkcji w przypadku wielu branż. Warto wykorzystać ten moment na sprawdzenie i przegląd wykorzystywanych maszyn, taśm transportowych, wózków magazynowych czy systemów monitoringu oraz alarmów.

W tym czasie, jako kierownik lub osoba zarządzająca, warto również "pojawiać" się nieco częściej na magazynie czy na linii produkcyjnej. W czasie nieco wolniejszej pracy, łatwiej wychwycić ewentualne problemy czy błędy koncepcyjne mające wpływ ma wydajność pracy.

Wiele informacji można uzyskać również poprzez rozmowę z pracownikami, bezpośrednio zaangażowanymi w prace związane z produkcją czy magazynowaniem. To doskonały moment aby dokonać tego rodzaju "rozeznania" oraz poprawić relację z kadrą pracowniczą.

Innymi słowy miej sprawy na oku.

Mimo, iż w wielu przedsiębiorstwach słowo inspekcja nie kojarzy się dobrze, a samo jej przeprowadzenie bywa stresujące, istotnym jest aby przeprowadzać ją przynajmniej raz w roku. Tylko w ten sposób najlepiej przekonamy się czy prace ułożone są w odpowiedniej kolejności, czy sprzęt nie jest zniszczony i gotowy do sezonu oraz czy nie powstają opóźnienia związane z funkcjonowaniem narzędzi oraz pracą zespołu.

Jeżeli nadal się wahasz, pomyśl o ewentualnych kosztach jakie mogłyby się pojawić np. w konsekwencji wypadku za sprawą uszkodzonej maszyny. Regularne inspekcje to również większe bezpieczeństwo dla pracowników.

4. Zakup narzędzia i części dobrej jakości

Jak w każdym, innym biznesie, tak również w przypadku magazynów i hal produkcyjnych, niekiedy ulegamy pokusie zakupu taniego sprzętu.

Niekiedy też stosowane są pół środki przy okazji naprawy uszkodzonych maszyn.

Decydując się na takie rozwiązanie, pamiętajmy o ryzyku. Podzespoły niskiej jakości mogą służyć podobnie jak elementy oryginalne, co jednak jeżeli zawiodą i maszyna ulegnie uszkodzeniu w okresie największego zapotrzebowania? Opóźnienia oraz koszty z nimi związane najprawdopodobniej znacznie przedrożą koszty porządnej części oraz usługi serwisowej.

Oczywiście niektóre, uszkodzone elementy maszyn można szybko usunąć, jednak problemem może okazać się dostępność danego podzespołu i czas realizacji zamówienia.

Przed podjęciem finalnej decyzji o zakupie tańszego zamiennika, warto zatem zorientować się jak wygląda jego dostępność oraz ewentualny czas realizacji zamówienia.

5 Współpraca z dobrą firmą serwisową

Przed wejściem w okres "wyższych obrotów" i wzmożonej pracy, warto odnaleźć dobrą firmę serwisową, które w razie problemów technicznych, zapewni szybki serwis i naprawę. Czas poza sezonem to idealny moment aby odnaleźć i nawiązać współpracę z dobrą firmą bez presji czasu. Porównaj oferty, poznaj portfolio oraz ewentualne opinie na temat każdej firmy.

6. Logistyka, terminy oraz komunikacja

Nie dotrzymanie terminu realizacji przydarzyło się chyba każdej firmie produkcyjnej. Niestety jest to bardzo frustrująca sytuacja z perspektywy zamawiającego i bardzo stresująca z perspektywy dostawcy. Najlepiej zatem jeżeli wszystkie terminy są zachowane.

W okresie poprzedzającym sezon, warto dokonać analizy zobowiązań odnośnie terminów oraz wstępnego szacowania ich ewentualnego dotrzymania. Być może istnieje możliwość przesunięcia niektórych realizacji o dzień lub dwa. Ewentualna negocjacja terminu z dużym wyprzedzeniem czasowym, może nie stanowić problemu dla zamawiającego, a z drugiej strony być znacznym ułatwieniem dla firmy realizującej zamówienie.

Warto zatem pozostać w kontakcie z kontrahentami, nawet w sytuacji kiedy termin realizacji czy wysyłki zamówienia nie został dotrzymany.

Niezależnie jak bardzo firma jest przygotowana, sezon szczytowy często okazuje się być bardzo obciążający. W dzisiejszych realiach bardzo dużej konkurencji oraz wszech obecnych social mediów, gdzie niezadowoleni klienci mogą szybko wyrazić swoje niezadowolenie, przewagę zdobywają firmy dobrze przygotowane, zapewniające terminowe wykonanie usługi.