Ocena pracy magazynu - dlaczego i jak przeprowadzić?

W realiach galopującej konkurencji, gdzie czasami najmniejszy detal może decydować o generowaniu sporych kosztów i rentowności prowadzonego biznesu, warto okresowo kontrolować i oceniać pracę i procesy zachodzące w magazynie. Niezależnie czy jest to magazyn dużej hurtowni czy firmy produkcyjnej. Systematyczny przegląd funkcji magazynu pod kątem możliwości poprawy wydajności i serwisu pozwoli wskazać i wdrożyć szereg nowych możliwości, pozwala mierzyć produktywność oraz identyfikować wzorce i trendy, a także obrazuje dokładnie, co należy zrobić, aby osiągnąć wyznaczone cele.

Przeprowadzając ocenę pracy magazynu, należy pamiętać iż niektóre procesy mogą być trudne do zmierzenia, jednak bardzo rzadka zdarza się, aby były niemożliwe do zmierzenia. Solidna ocena operacyjna może pomóc w poprawie wydajności poprzez efektywniejsze wykorzystanie przestrzeni magazynowej, poprawę przepustowości i pojemność zamówień przetwarzanych w magazynie, usprawnienie przepływu pracy poprzez redukcję kroków.

Jeśli zatem zależy Ci na znalezieniu sposobu na obniżenie kosztów pracy magazynu, tylko solidna analiza oraz ocena zebranych danych pozwolą określić trafny plan działania.

Proces oceny pozwala odnaleźć te obszary, dla których możliwe jest zwiększenie wydajności (a w niektórych przypadkach również obniżenie kosztów).

Pięć podstawowych kryteriów oceny

1. Obserwacja i opis operacji wykonywanych na magazynie (zarówno przez pracowników jak i automatycznych).

2. Gromadzenie danych (liczbowych).

3. Rozmowa i pozyskiwanie informacji od kluczowych pracowników (pod uwagę należy brać zarówno pełnioną funkcję jak również staż pracy).

4. Wygenerowanie raportu obrazującego aktualną produktywność i poziom usług.

5. Zewnętrzny benchmarking w poszukiwaniu obszarów potencjalnej poprawy.

Obserwacja i opis operacji. Ten początkowy etap oceny wymaga poświęcenia czasu na dokładne obejrzenie całego obiektu oraz obserwację ogólnych warunków funkcjonowania magazynu, a także na wstępną ocenę jakości prowadzonych procesów.

Na tym etapie nie jest dokonywana szczegółowa analiza, a raczej określenie ogólnych zagadnień jakie w późniejszym czasie powinny być przeanalizowane szczegółowo. Bardzo często zdarza się, iż na etapie wstępnych obserwacji kreowany jest pierwszy kierunek zmian jakie należy przeprowadzić.

Po zapoznaniu się z obiektem oraz obejrzeniu prowadzonych operacji, należy sformułować pierwsze opinie na temat obecnego poziomu wydajności oraz obsługi magazynowej. Sporządzając wstępną opinię należy ocenić rzeczowo takie aspekty jak:

• atmosfera pracy i nastawienie pracowników
• ogólne tempo pracy
• warunki pracy z uwzględnieniem czystości obiektu
• przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi działami oraz pracownikami
• występowanie zatorów komunikacyjnych
• stopień i jakość wykorzystania automatyzacji
• poziom i jakość wykorzystania dostępnej przestrzeni

Odpowiedź na powyższe zagadnienia, zgodnie z dokonaną obserwacją, z pewnością pozwoli na właściwe ukierunkowanie dalszej analizy i oceny.

Gromadzenie danych (liczbowych). Pomimo, iż na tym etapie oceny mogły pojawić się nowe elementy, prowadząc magazyn z pewnością dysponujesz już pewnym zakresem danych liczbowych, które obrazują mniej więcej obecną wydajność magazynu (dane te często wykorzystywane są do innych celów, takich jak określenie ilości zamówień, norm dla pracowników itp.). Kluczowym elementem jest połączenie wszelkich posiadanych danych i zestawienie posiadanych statystyk z raportami miesięcznymi.

Pierwszym krokiem na tym etapie powinno być zebranie wszystkich badań i wyników, które już posiadasz oraz zebranie danych brakujących. Następnie należy oszacować czy osiągane wyniki są zadowalające. Jako punkt odniesienia (stosowany do porównań i finalnej oceny) powinny służyć ogólne standardy rynkowe (w danej branży).

Pomiar w odniesieniu do tych norm zobrazuje, czy poziom przyjętych oczekiwań (przyjęte normy) jest odpowiedni oraz które z nich nie są spełnione i na jakiej płaszczyźnie konieczne jest przeprowadzenie działań optymalizacyjnych.

Rozmowa i pozyskiwanie informacji od kluczowych pracowników. Rozmowa z pracownikami bezpośrednio zaangażowanymi w analizowane i oceniane procesy to bardzo istotny element. Warto przeprowadzić rozmowę z pracownikami poziomu kierowniczego, aby poznać ich perspektywę oraz propozycje odnośnie ewentualnych zmian optymalizacyjnych.

Warto również przeprowadzić osobne spotkanie z pracownikami bezpośrednio wykonującymi zadania na magazynie. Dobrze jest wówczas dokonać symulacji wykonywanej pracy, skupiając się na wszelkich problemach i utrudnieniach jakie mogą przekładać się na szybkość i wydajność pracy. Bardzo często właśnie informacje uzyskane na płaszczyźnie tych rozmów uzupełniają analizę o cenne informacje.

Podczas spotkania z pracownikami (niezależnie od szczebla) warto skupić się na oszacowaniu nastawienia do pracy. Pamiętajmy, że atmosfera pracy jest jednym z czynników mających wpływ na efektywność. Zastanówmy się czy skład osobowy powinien pozostać bez zmian czy może konieczne są zmiany w obrębie działów lub zmiany jeżeli chodzi o liczbę osób w ramach konkretnych zespołów.

Wygenerowanie raportów. Po zebraniu danych należy wygenerować raporty, które określą finalny kierunek koniecznych do przeprowadzenia zmian.

Na tym etapie należy sporządzić raporty obrazujące:

• wydajność operacji wewnętrznych
• dokładność i terminowość wysyłki zamówień
• poziom zwrotu towarów
• poziom zapasów
• czas uzupełniania zapasów
• czas kompletowania zamówień
• czas pakowania lub załadunku

Analiza powyższych raportów pozwoli wytypować, które działy funkcjonują zgodnie z przyjętymi normami (oczekiwaniami), a które wymagają uwagi i wprowadzenia zmian.

Zewnętrzny benchmarking. Finalna ocena pracy magazynu powinna stanowić porównanie oczekiwań odnośnie osiąganych wyników z wynikami średnimi jakie obowiązują w branży. Porównanie liczbowe wyników jest najlepszym sposobem na dokonanie rzetelnej oceny pracy magazynu.

Warto jednak pamiętać, aby porównanie było możliwie najbardziej precyzyjne. Wybierając firmy do porównania starajmy się wybierać firmy z tej samej lub podobnej branży, będące mniej więcej na tym samym etapie rozwoju. Nie należy jednak zbyt szybko i bezpośrednio przyjmować standardów konkretnej firmy jako własne. Istnieje wiele drobnych aspektów, które mają wpływ na końcowe wyniki, a które w przeprowadzonej analizie mogły zostać pominięte. Lepszym rozwiązaniem będzie okresowe porównywanie wyników przeprowadzanych analiz zarówno we własnej firmie jak i standardów rynkowych. Działanie to pozwoli na ocenę rozwoju oraz kierunku zmian w ogólnych trendach.