Porządkowanie magazynu krok po kroku

Nieuporządkowany, chaotyczny magazyn to problem, który pochłania niemałe sumy pieniędzy. Chodzi zarówno o uporządkowanie pod względem fizycznym, jak i pod względem proceduralnym. Omawiamy krok po kroku, jak można wprowadzić ład i porządek do magazynu.

O ile w niektórych przedsiębiorstwach może panować nieład, którego uporządkowanie zajmie pracownikom niewiele czasu, tak zapanowanie nad szeroko pojętą papierologią i wprowadzenie określonego systemu porządkującego jest dla niektórych magazynierów nie do przeskoczenia. W każdym przypadku najważniejsze podczas porządkowania magazynu jest to, aby uświadomić sobie, jak istotne dla biznesu jest jego niezakłócone funkcjonowanie.

Krok pierwszy: Dobry plan

W przypadku porządkowania magazynu dobry plan to podstawa. Trzeba mieć świadomość, że wielomiesięcznych czy nawet wieloletnich zaniedbań nie da się naprawić w ciągu tygodnia. Przygotowanie dopracowanego planu, który uwzględni także ewentualne poproszenie o pomoc specjalisty czy zatrudnienie ekipy sprzątającej jest niezwykle istotnym krokiem, który pozwoli na doprowadzenie magazynu do stanu używalności.

Równie ważnym aspektem, co rozplanowanie całego przedsięwzięcia, jest przekazanie tego swoim pracownikom oraz uświadomienie im, dlaczego jest to ważne. Ludzie mają to do siebie, że nie są zbyt przychylni zmianom, zwłaszcza takim, które wymagają od nich pewnego wysiłku. Tymczasem porządkowanie magazynu wiąże się ze zmianami nawyków u magazynierów i innych pracowników. Rolą kierownika czy właściciela przedsiębiorstwa jest wytłumaczenie celowości zmian i pracy w taki sposób, aby pracownicy nie czuli się do tego zmuszeni, ale chętnie podjęli się zadania, rozumiejąc, że będzie to miało korzystny wpływ na ich późniejszą pracę.

Krok drugi: Uporządkowana przestrzeń

Porządkowanie magazynu nie odnosi się do zapanowania nad czystością w magazynie, chodzi o fizyczny i proceduralny porządek. Niektóre przedsiębiorstwa decydują się na zastosowanie techniki 5S, czyli odpowiednio: sortowanie, systematyka, sprzątanie, standaryzacja i samodyscyplina. W praktyce technika sprowadza się do tego, że każda rzecz w magazynie ma swoje wyznaczone miejsce, na które zawsze musi zostać odłożona. Ta prosta zasada niestety rzadko stosowana jest w praktyce, mimo że przynosi wiele korzyści.

Efektywne wykorzystanie dostępnej powierzchni to bez wątpienia jedna z ważniejszych kwestii podczas porządkowania magazynu. W tym kroku istotny jest także zakup odpowiednich mebli lub skrzyń, które pomogą utrzymać porządek w przyszłości. Jasno i czytelnie określone obszary składowania materiałów to sposób na optymalne wykorzystanie kubatury magazynu oraz sprawne przyjmowanie i wydawanie materiałów. Dodatkowo ma to również ogromny wpływ na zapewnienie bezpieczeństwa.

Krok czwarty: Wszystko ma swoje miejsce

Jak wspomniano w poprzednim kroku, niezwykle istotnym elementem dobrze zaprojektowanego magazynu jest właściwie dopasowany system regałów, wieszaków oraz innego rodzaju wyposażenia. Brak prawidłowo dobranych do potrzeb mebli może spowodować, że nawet najwytrwalsi pracownicy nie poradzą sobie z utrzymaniem porządku. A każdy magazynier wie, że zrobić porządek to jedno, natomiast utrzymać go to zupełnie inna kwestia, na dodatek znacznie trudniejsza.

Wyznaczenie pól odkładczych to kolejny etap na drodze do idealnego magazynu. Potrzebne są pola odkładcze odpowiednio dla materiałów oczekujących na przyjęcie, dla materiałów gotowych do wydania na produkcję bądź do sprzedaży, dla materiałów, które wymagają odizolowania ze względów jakościowych itp. To oczywiście nie wszystko. Należy także wyznaczyć strefę segregacji oraz składowania odpadów. Ważne jest także wskazanie miejsca przeznaczonego do składowania kontenerów, beczek, palet i innego rodzaju opakowań wielokrotnego użytku. Należy też zastanowić się nad miejscem do ładowania wózków akumulatorowych oraz o łatwym dostępie do środków ochrony.

Porządek w magazynie to podstawa

Kluczem do uporządkowanego magazynu jest przejrzystość. Nie chodzi tutaj jedynie o kwestie estetyczne, choć one również bywają ważne, ale przede wszystkim o efektywne i bezpieczne wykorzystanie całego dostępnego obszaru.

Czytelne urządzenie magazynu ma zauważalny wpływ na działanie całej firmy. Nieuporządkowany magazyn to przyczyna licznych strat, zarówno jeżeli chodzi o pieniądze, jak i czas. Źle wydany materiał może zatrzymać całą produkcję, podobnie, jak jego brak. Zagubione komponenty mogą nieść ze sobą ogromne straty finansowe.

Pomimo że zasady funkcjonowania magazynu nie są trudne, uzyskanie zadowalających efektów wymaga czasu oraz ścisłej współpracy zespołu. Uporządkowanie magazynu to nie tylko zysk czasu i pozostawienie pieniędzy w firmie, ale przede wszystkim sprawienie, że praca w magazynie jest znacznie prostsza.