Jak efektywnie zarządzać magazynem?

Tylko sprawne zarządzanie magazynem gwarantuje poprawny przebieg procesu logistycznego, bez powstawania opóźnień i zakłóceń. Zebraliśmy kilka wskazówek, które pomogą usprawnić zarządzanie i zwiększą kontrolę nas przechowywanym w magazynie towarem.

Sprawne prowadzenie magazynu wymaga czasu i wysiłku, szczególnie jeśli od samego początku nie zadbano o sprawny system zarządzania. Sprawny system zarządzania magazynem to taki, który bez względu na rozmiar magazynu umożliwia szybkie odnalezienie dowolnej sztuki towaru, a także płynnie zarządzanie łańcuchem logistycznym. O taki system należy zadbać na samym początku, kiedy magazyn jest jeszcze pusty, ponieważ im większy magazyn (i większa ilość przechowywanych towarów), tym wyższe koszty usprawnienia procesów oraz trudniejsza i znacznie bardziej czasochłonna reorganizacja.

Zaplanuj przestrzeń magazynową

Kluczowe w zarządzaniu magazynem jest planowanie jego przestrzeni – każdy centymetr musi zostać tak zaplanowany w taki sposób, aby maksymalnie ją wykorzystać. Przestrzeń magazynowa musi być odpowiednio przemyślana i oznaczona, aby umożliwić szybkie i sprawne przewożenie towarów i by było wystarczająco dużo miejsca na wózki widłowe oraz inny sprzęt wykorzystywany przez pracowników.

W magazynie powinny pojawić się odpowiednie regały, wieszaki, czy palety, które umożliwią optymalne składowanie towaru. Ponadto powinny zostać wyznaczone drogi transportowe i stanowiska administracyjne. Każdy rodzaj towaru powinien mieć przypisane, z góry określone miejsce i nie powinien być składowany nigdzie indziej. Ponadto oznaczenie lokalizacji powinno być czytelne i zrozumiałe nie tylko dla obecnych pracowników, ale również w sposób przystępny dla każdego nowego pracownika (co ułatwi proces wdrażania nowych pracowników). Planując przestrzeń magazynową, oprócz kwestii związanych z wydajnością i wygodą pracy, należy mieć na uwadze również aktualne przepisy BHP i warunki przeciwpożarowe.

Ułatw dostęp do produktów

Kluczowy jest również system oznaczania i lokalizacji towarów. Jeśli magazyn jest dobrze i czytelnie rozplanowany, proces przyjmowania nowego towaru przebiegnie znacznie sprawniej i szybciej, bez powstawania bałaganu oraz odstępstw od wyznaczonych zasad. Zasada ta powinna być uwzględniona również podczas procesu wydawania z magazynu, gdzie należy zadbać o to, aby najczęściej wydawane produkty były łatwo dostępne. Najlepiej towary ruchome przechowywać na samym początku części magazynowej lub przed magazynem. Przykładowo w Amazonie większość towarów najlepiej sprzedających się znajduje się na niemal każdym korytarzu magazynu, aby ułatwić szybkie znalezienie i wysyłkę.

Oznaczaj produkty i miejsca

Dobrą praktyką jest powiązanie indeksu towaru z miejscem składowania. Opis miejsca i towaru ma zapewnić łatwą i szybką identyfikację, a także uchronić przed wydaniem niewłaściwego towaru na przykład do produkcji – przykładem mogą być śruby, które wizualnie wyglądają tak samo, jeden rodzaj od drugiego jednak się różni. Jeżeli towar jest przepakowywany na magazynie na przykład w większe jednostki magazynowe (jak MOQ, czyli minimalne zamówienie, lot size, barch size itd.), opakowanie powinno zostać również odpowiednio oznaczone.

Efektywność magazynowania można zwiększyć poprzez grupowanie produktów, czyli podział obszarów składowania i opisanie ich na podstawie rodzaju towaru, a następnie wyznaczenie pojedynczych miejsc dla poszczególnych produktów. Na przykład rodzaj: chemia gospodarcza może dzielić się na grupy: środki piorące, środki czyszczące WC itd.

Przesuwaj towary na bieżąco

W większych magazynach wydziela się pola odkładcze dla materiałów dostarczonych, ale oczekujących na przyjęcie, i takich, które oczekują na wydanie oraz dla materiałów uszkodzonych na przykład do naprawy, zwrotu lub utylizacji. Gdy materiały trafiają do magazynu, powinny być od razu sprawdzone, oznaczone i złożone w odpowiednim miejscu. W programie magazynowym powinny być odnotowane uszkodzenia, a także niedobory. W przypadku towaru ze statusem do odbioru ten powinien już być poza magazynem, w wyznaczonym miejscu i z odpowiednią adnotacją w systemie.

Zarządzanie zapasami

Każda firma ma swój własny sezonowy popyt. Podstawy zarządzania magazynami sprowadzają się do tego, że nie ma sensu gromadzić zapasów przez cały rok – to powinno obowiązywać przy produktach tylko z regularnym popytem. Poziom zapasów powinien być utrzymywany na optymalnym poziomie, aby nie blokować kapitału obrotowego, tylko wówczas zmniejszy się koszty magazynowania. Warto również planować potrzeby magazynowe do przodu na podstawie wyników z ubiegłych lat, co może również poprawić koszta.

Stosowanie kontroli jakości

Podstawą sprawnej optymalizacji procesu logistycznego jest kontrola jakości, czyli gromadzenie danych na temat braku jakościowych. Każdy produkt musi zostać sprawdzony przed zapakowaniem i wysyłką, a w razie wykrycia problemów, usterka powinna być odnotowana w systemie, a towar złożony w wyznaczonym miejscu (poza macierzystą lokalizacją). Najczęściej braki jakościowe wynikają z uszkodzenia towaru w trakcie wysyłki, położenia artykułu na niewłaściwym miejscu lub uszkodzenia podczas transportu. Gromadzenie dużej liczby uszkodzonych produktów bez kontrolowania naraża przedsiębiorstwo na straty i może powodować niedobór towaru przy kolejnych zamówieniach.

Oprogramowanie

Na rynku istnieje wiele programów do obsługi towarów i zarządzania magazynami. Wprawdzie można z powodzeniem pracować na plikach popularnego programu Excel, ale dzięki bardziej dedykowanemu systemowi informatycznemu można sprawnie zautomatyzować proces magazynowy, w tym kontrolować zapasy, konserwację sprzętu, wysyłkę i inne, co jest sporym udogodnieniem.

Dobre praktyki z zarządzania magazynem mogą w znacznym stopniu poprawić jego pracę. Jednak pełen potencjał uzyska się tylko wówczas, kiedy sami pracownicy będą zaznajomieni ze strategią i oprogramowaniem, dlatego warto zadbać o okresowe szkolenia i o kompetencję pracowników, aby ich praca również przełożyła się na efektywność procesu magazynowego.