Magazynowanie w biurze

Faktury, umowy, korespondencja, dokumenty zwykłe i kadrowo-płacowe, materiały biurowe, zapasy nadwyżkowe i sezonowe, dodatkowy sprzęt – to codzienność każdej firmy. Kluczowe staje się więc wydzielenie powierzchni magazynowej i sprawne jej zarządzanie, aby nie tracić niepotrzebnie czasu i pieniędzy, a przede wszystkim nerwów.

Magazynowanie w firmie jest bardzo istotne dla zachowania przejrzystości procesów, łatwej dystrybucji dokumentów i materiałów oraz ogólnego porządku. Dzięki wdrożeniu prostych zasad można zyskać więcej miejsca na wykonywanie pracy, co przekłada się na lepszą atmosferę i wydajność pracowników.

Dodajmy, że optymalizacja magazynowania ma znaczenie dla każdej firmy – zarówno małej, jak i dużej, bez względu na branżę.

Jak zorganizować magazyn w firmie?

Posiadanie własnego magazynu wiąże się często z dużym nakładem finansowym, którego firmy rzecz jasna starają się uniknąć. Wiele firm stara się wydzielić miejsce magazynowe w biurze, na co zatem należy zwrócić uwagę? Pierwszym krokiem jest weryfikacja, które materiały, dokumenty i sprzęt nie są wykorzystywane na co dzień i mogą zostać przeniesione do magazynu. Z zasady, magazynowane powinny być przedmioty wykorzystywane nie częściej niż raz na tydzień. Dzięki określeniu wielkości zasobów magazynowych, oszacować można przybliżony zakres potrzebnego miejsca. Praktyka pokazuje, że do magazynowania w małej firmie zazwyczaj wystarcza przestrzeń nie większa niż 7x7 metrów.

Pamiętajmy, że przestrzeń magazynowa powinna uwzględniać swobodne wejście i wyjście, a także bezproblemowy dostęp do przechowywanych rzeczy. Polecamy również nasz artykuł jak zorganizować magazyn nawet w małej firmie.

Organizacja powierzchni magazynowej

Organizacja magazynu w firmie sprowadza się do zastosowania techniki 5S, obejmującej: sortowanie, systematyka, sprzątanie, standaryzacja i samodyscyplina.

Każda rzecz w magazynie powinna mieć swoje wyznaczone miejsce i być łatwa do zlokalizowania. Aby doprowadzić do takiej sytuacji, koniecznym jest zaopatrzenie magazynu firmowego w takie akcesoria jak odpowiednie regały, półki, skrzynie i pudła. Pamiętajmy, że poprawne magazynowanie to również względy bezpieczeństwa.

Organizując mały magazyn we firmie, warto trzymać się kilku prostych zasad. W tylnej części magazynu powinny być umieszczone duże i nieporęczne pudła. Każde pudło powinno być w sposób jasny i czytelny opisane. Jeżeli musimy układać pudło jedno na drugim, zadbajmy o łatwą dostępność – ich łączna wysokość nie powinna przekraczać wysokości 1,7 metra, tak aby każda osoba miała do nich swobodny dostęp.

Na koniec, warto sporządzić zestawienie wszystkich przechowywanych rzeczy. Im rejestr będzie dokładniejszy, tym lepiej. Warto więc w nim zawrzeć takie informacje jak umiejscowienie konkretnych przedmiotów czy datę ich umieszczenia w magazynie.

Przechowywanie dokumentów

Dokument może być dowodem transakcji lub istotnej dla firmy sprawy. Ponadto, niektóre dokumenty jak kadrowo-płacowe objęte są wymogiem prowadzenia i przechowywania zgodnie z ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku, która określa, jak długo należy przechowywać konkretne kategorie dokumentów. Jednak bez względu na to, czy sprawa dotyczy dokumentów sklasyfikowanych w ustawie, czy tak zwanych zwykłych, każda teczka zawierająca ważne dla firmy dokumenty powinna być stosownie opisana, a dokumenty ułożone w niej po kolei, zgodnie z datami. Warto również teczki układać w porządku chronologicznym.

W praktyce często przedsiębiorcy decydują się na dobrowolne korzystanie z magazynu, mimo że nie mają ustawowego obowiązku (konieczność prowadzenia gospodarki magazynowej dotyczy tych firm, które prowadzą pełne księgi handlowe). Dzięki temu znacząco usprawniają pracę całego biura i zyskują bieżący dostęp do zapasowych materiałów i zarchiwizowanych dokumentów.

Wydzielenie powierzchni magazynowej jest też opłacalne – jej utrzymanie może stanowić koszt uzyskania przychodu, to samo dotyczy sytuacji, kiedy firma zdecyduje się na wynajęcie lub nabycie magazynu zewnętrznego.

Prowadzenie magazynu w firmie wymaga wypracowania pewnych nawyków, co czasami bywa procesem długotrwałym i wymagającym zaangażowania kilku pracowników. Niekiedy konieczne jest dokonanie zmian dotychczasowych przyzwyczajeń związanych z przechowywaniem materiałów i dokumentów. Mimo wszystko warto, ponieważ sprawne przechowywanie dokumentów znacznie ułatwia codzienną pracę biura.