5 kroków dla poprawy rentowności magazynu

Pomimo, iż większość podsumowań zeszłego roku już mamy za sobą, nowy rok nadal jest w fazie początkowej. Nie jest zatem zbyt późno na przeprowadzenie kolejnej analizy i oceny prowadzonych działań i operacji, a także na próbę odnalezienia obszarów, w których można dokonać dodatkowych usprawnień w celu poprawy rentowności. Analizując procesy magazynowe pod kątem rentowności biznesu, czasami już we wstępnej fazie dostrzegamy konieczne do wprowadzenia usprawnienia.

Niektóre z usprawnień mogą być stosunkowo łatwe do wdrożenia, niektóre natomiast będą wymagały nieco więcej pracy, a czasami nawet usprawnień technologicznych czy konsultacji ze specjalistami.

Na czym zatem skupić się w celu odnalezienia możliwości poprawy rentowności magazynu?

1. Nowe spojrzenie na obecne procesy

dystrybucja i magazynowanie Branża logistyczna zmienia się bardzo dynamicznie. W ciągu zaledwie 4 ostatnich lat, nastąpiło więcej zmian niż w poprzednich 20. Mając to na uwadze warto przyjrzeć się standardom obowiązującym obecnie na magazynie i sprawdzić czy niewielka zmiana technologiczna nie spowoduje znacznej poprawy wydajności. Skoro cała branża się zmienia, dlaczego Twoja firma ma pozostawać w miejscu?

Warto śledzić obecne trendy i najnowsze rozwiązania. Zwłaszcza jeżeli obecne standardy pracy zostały przyjęte kilka lat temu, istnieje duże prawdopodobieństwo, iż nie wykorzystują one najnowszych możliwości i rozwiązań technologicznych. Dobre i efektywne zaplanowanie procesów powtarzalnych jest istotne gdyż nie tylko w dużym stopniu przekłada się na czas (a więc i finanse), ale również na bezpieczeństwo pracy.

Usprawnianie procesów ma szczególne znacznie kiedy mamy do czynienia ze zwiększoną rotacją pracowników np. z uwagi na sezonowość gdyż w znacznym stopniu przyspiesza szkolenie oraz wdrażanie się nowych pracowników.

2. Postaraj się zmniejszyć stany magazynowe

dystrybucja i magazynowanie Nadmierne stany magazynowe wpływają negatywnie na rentowność, zarówno w firmach produkcyjnych jak i centrach dystrybucji. Nadmierny poziom zapasu to również częsty problem dużych hurtowni, które dla uzyskania dodatkowych rabatów, dokonują jednorazowo dużych zakupów. Zbyt duże stany magazynowe to także jeden z najczęściej popełnianych błędów przez firmy prowadzące łańcuch dostaw.

Dlaczego ilość stanów magazynowych ma duże znaczenie?

Odpowiedź to oczywiście pieniądze. Nadwyżki zapasów zamrażają kapitał, który można na bierząco inwestować chociażby w modernizację czy promocję.

Jednym ze sposobów zmniejszenia stanów magazynowych jest realizacja większej ilości zamówień, w mniejszych partiach.

3. Oszacuj koszty pracy magazynu

Koszty związane z zatrudnieniem pracowników stanowią zwykle około 50% całkowitych kosztów operacyjnych. Dość powszechnym jest, iż firmy starają się ustalać koszty związane z pracownikami wyłącznie przy pomocy wyliczeń w arkuszach kalkulacyjnych.

Niestety bardzo często dokonane w ten sposób szacunki i obliczenia nie oddają w wystarczającym stopniu obrazu rzeczywistości. Nie pozwalają bowiem na dostrzeżenie realnego obciążenia zadaniami poszczególnych grup pracowników oraz nie dają rzeczywistego wglądu w nieefektywne działania. Czasami przykładanie zbyt dużej uwagi do suchych raportów systemowych wręcz utrudnia wykrycie pojawiających się nieefektywności.

Zaawansowane systemy do zarządzania pracą zbierają i wykorzystują bardzo szeroki zakres danych związanych z wykonywanymi przez pracowników operacjami. Dane są gromadzone i przeliczane dla każdego pracownika osobno i uwzględniają rodzaj wykonywanej pracy.

Korzystanie z oprogramowania do zarządzania pracą umożliwia uzyskanie bardziej przejrzystego obrazu obciążenia pracą, zasobów pracy i oraz pozostałych wskaźników. Oprogramowanie to pozwala zbadać i upewnić się, że pracownicy wykonują pracę "mądrze", nie obniżając tym samym rentowności.

Lepsza wydajność pracy, a co za tym idzie obniżenie kosztów pracy, to bez wątpienia jeden ze sposobów na zdobycie przewagi nad konkurencją. Wszystko czego potrzeba to odpowiedni zakres danych oraz doświadczony kierownik, który na ich podstawie dokona niezbędnych usprawnień.

4. Kwalifikacje pracowników

dystrybucja i magazynowanie Nowoczesne technologie w znacznym stopniu usprawniają procesy magazynowe. Warunkiem jednak jest aby kadra pracownicza w pełni rozumiała i potrafiła w prawidłowy sposób obsługiwać wdrożone technologie.

W prawdzie nowinki technologiczne otaczają nas z każdej strony i niemal każdy potrafi sprawnie obsługiwać chociażby smartfon. Mimo to obsługa bardziej specjalistycznych urządzeń takich jak czytniki kodów kreskowych czy wszelkiego rodzaju palmtopy może okazać się problematyczna. Niestety wiele przeprowadzonych analiz wykazuje, iż pracownicy magazynowi często boją się zadawać pytani, mają problemy z akceptacją wprowadzanych zmian w zakresie technologii oraz posiadają braki w wiedzy oraz terminologii.

Wprawdzie dostawcy sprzętu czy oprogramowania bardzo często przeprowadzają szkolenia dla pracowników to jednak sposób przekazywania wiedzy może nie być dla wszystkich pracowników jednakowo przystępny. Wobec tego należy upewnić się oraz zadbać o to aby każdy z pracowników posiadał niezbędną, solidną wiedzę z zakresu obsługi wszystkich urządzeń. Korzystając z usług szkoleń dodatkowych, lub przeprowadzając je we własnym zakresie, możemy w nie długim czasie znacznie poprawić sprawność obsługi oraz przyspieszyć wykonywane przez pracowników procesy.

5. Przestarzałe zapasy w magazynie

Myśląc o powierzchni magazynowej w kategoriach nieruchomości, każdy centymetr kwadratowy ma znaczenie. Odpowiednie zagospodarowanie wolnej przestrzeni bezpośrednio przekłada się na wysokość generowanych przychodów. Doprowadzając do długoterminowego zalegania pewnej części towarów doprowadzamy do powstawania kosztów. W zajmowanym miejscu powinien znajdować się zapas, który szybko opuści magazyn i tym samym wypracuje dochód dla firmy.

Podsumowanie

Stare powiedzenie: „jeśli coś działa nie zmieniaj tego” wydaje się być bardzo aktualne jeżeli chodzi o procesy magazynowe. Bardzo często zdarza się, iż kadra kierownicza, po ustaleniu wszystkich procesów magazynowych (czy produkcyjnych) na długo do nich nie powraca. W istocie powinno być zupełnie inaczej. Tylko ponowne obserwacje i analizy, pozwolą na rzeczową ocenę jakości przyjętych rozwiązań. Teraz, kiedy nowy rok wciąż jest w początkowej fazie, warto poświęcić nieco czasu i pracy aby upewnić się czy siła robocza, układ magazynu i przyjęta strategia zarządzania zapasami pozwalają osiągnąć satysfakcjonujące wyniki.

Branża logistyczna zmienia się bardzo dynamicznie, dlatego magazyny oraz centra logistyczne muszą ewoluować i stawać się coraz bardziej elastyczne. W przeciwnym wypadku, firma pozostanie w tyle za konkurencją.