Kiedy biuro staje się za małe?

Działalność niemal każdej firmy związana jest z prowadzeniem biura. Powierzchnia biurowa stanowi niemalże fundament, określający sposób w jaki odbywa się praca, wpływając zarówno na atmosferę jak i produktywność pracowników. O tym jak poprawić atmosferę i efektywność pracy w biurze przez poprawę jego wyglądu pisaliśmy już na blogu. Tym razem chcielibyśmy skupić się na wielkości biura i oznakach kiedy biuro staje się za małe.

W miarę upływu czasu jak i rozwoju firmy, przychodzi moment, w którym odczuwalny zaczyna być brak wystarczającej powierzchni. Oto 7 oznak, które wskazują, że biuro stało się zbyt małe i prawdopodobnie nadszedł czas zmiany lokalizacji firmy, na taką która będzie bardziej dostosowana do jej aktualnego rozmiaru i potencjału.

1. Firma zatrudnia 3 razy więcej pracowników niż 3 lata temu

Choć stwierdzenie może wydawać się oczywiste, im więcej osób zatrudnisz, tym więcej miejsca będziesz potrzebować. Jednak bardzo często, wbrew tej oczywistej zasadzie, proces zatrudniania nowych pracowników podyktowany jest przede wszystkim zapotrzebowaniom projektowym, bez odpowiedniego planowania długoterminowego związanego z zapewnieniem pracownikom odpowiedniej powierzchni. Planując proces zatrudniania można kierować się zasadą, 2 nowych pracowników co 2 lata. A więc, prowadząc firmę dłużej w tym samym miejscu, z czasem brak miejsca będzie coraz bardziej odczuwalny.

W tym miejscu należy również zaznaczyć, iż zakres powierzchni przypadający na jednego pracownika, określony jest w przepisach prawa pracy. Zgodnie z przepisami na jednego pracownika powinno przypadać przynajmniej 13 m3 wolnej objętości pomieszczenia oraz co najmniej 2 m2 wolnej powierzchni podłogi. Ponadto przepisy określają również wymiary powierzchni biurowych, zgodnie z którymi pomieszczenie biurowe nie powinno być niższe niż 3m. Jeżeli natomiast pomieszczenie ma pochyły strop, w najniższym miejscu wysokość nie może być mniejsza niż 1,9m.

2. Brak miejsca na odpoczynek (poza biurkiem)

Jeżeli wnętrze biura zaczyna przypominać szkolną stołówkę, to znak że czas na zmiany. Typowy dzień w biurze to nie tylko czas poświęcony pracy, ale również czas na krótki odpoczynek, posiłek czy wypicie kawy. Należy pamiętać, iż czas spędzony na przerwie to swojego rodzaju ładowanie baterii, konieczne do podejmowania kolejnych zadań. Zatrudniając więcej niż 5 pracowników, zaplanuj powierzchnię tak, aby mogli oni wygodnie i przyjemnie zjeść lunch i spędzić trochę czasu na rozmowie, bez konieczności oczekiwania w kolejce na wolne miejsce przy stole. Z pewnością się opłaci!

3. Brak sali konferencyjnej lub jest ona zbyt mała

Jeżeli podczas wspólnej pracy nad projektem lub narady firmowej panuje ścisk, lub co gorsza jeżeli spotkania z klientami zaczynają być kłopotliwe z uwagi na zbyt mało miejsca, jak najszybciej należy rozejrzeć się za nową lokalizacją. Na rynku istnieje spora ilość ofert biur, które oferują bardzo przestronne sale konferencyjne.

4. Narzekania pracowników

Ciasne pomieszczenia z pewnością w niedługim czasie staną się pierwszym z powodów do narzekań przez pracowników. Jako osoba odpowiedzialna za całą firmę należy zwracać szczególną uwagę na panującą w biurze atmosferę. Jeżeli pojawią się pierwsze głosy niezadowolenia, możesz być pewny iż z czasem będą one coraz silniejsze i wkrótce staną się problemem koniecznym do rozwiązania. Nie czekaj na moment krytyczny, podejmij odpowiednie działania zanim niezadowolenie pracowników, przełoży się na efekty ich pracy.

5. Nie wystarczająca ilość przestrzeni prywatna (osobistej)

Niewidzialna sfera wokół każdego z nas, która nie powinna być naruszana. Odpowiednia ilość przestrzeni prywatnej decyduje o tym jak komfortowo czujemy się w danym miejscu. Nienaruszalność tej przestrzeni również decyduje i określa poziom kontaktów z innymi ludźmi. Według prowadzonych badań wynika, iż w zależności od wielkości pomieszczenia akceptowalne są różne wielkości przestrzeni osobistej. Mniejsze i niższe pomieszczenia powodują, iż aby czuć się komfortowo potrzebujemy większej przestrzeni wokół siebie, natomiast pomieszczenia większe i wyższe sprawiają, iż dobre samopoczucie jest możliwie przy mniejszej przestrzeni osobistej.

Dlatego jedną z najmniej korzystnych sytuacji w pracy jest konieczność dzielenia (często nie wystarczająco dużego) jednego biurka z kimś innym. Bardzo często, nawet po niedługim czasie pracy w takich warunkach, niezwykle drażniące stają się dźwięki klikanej obok klawiatury czy prowadzonych rozmów telefonicznych. Jest to sprawa niezwykle istotna z punktu widzenia atmosfery w pracy.

6. Propozycje pracy z domu

Zwiększona liczba próśb o możliwość pracy z domu to znak, że biuro stało się niewygodne lub panuje w nim nieodpowiednia atmosfera. Niewystarczająca ilość miejsca, a zwłaszcza wspomniany wcześniej brak odpowiedniej wielkości przestrzeni prywatnej to jeden z pierwszych powodów takich propozycji. Ponieważ jest to sytuacja bardzo niebezpieczna dla firmy z puntu widzenia osiąganych celów oraz prowadzenia pracy dlatego powinna być rozwiązana możliwie najszybciej.

7. Dokumenty i sprzęt są wszędzie

Brak miejsca w szafkach i biurkach oraz leżące wszędzie, różnego rodzaju dokumenty to zdecydowana oznaka, iż firma „wyrosła” ze swojego biura. Spora ilość sprzętu i akcesoriów takich jak komputery, drukarki czy tablice bardzo szybko ogranicza ilośc dostępnego miejsca i sprawia iż pomieszczenia stają się przytłaczające, głośne i nie ładne. Brak wystarczającej ilości miejsca na wykorzystywany sprzęt to jeden z najczęściej popełnianych błędów podczas planowania powierzchni biurowych.

Tak wyglądają podstawowe oznaki zbyt małego biura. Pomimo, iż mniejsza powierzchnia pozwala zaoszczędzić wydatków związanych z wynajmem czy kupnem, może również w poważnie wpłynąć na pracowników (oraz odwiedzających firmę klientów) - sprawiając, że częściej będą czuć się zestresowani, zmęczeni i zirytowani co z pewnością przełoży się na jakość pracy, zadowolenie klienta, a w konsekwencji również mniejsze dochody.